W ostatnim czasie sporo pisaliśmy o specyfice metodyki Scrum i narzędziach do efektywnej realizacji projektów. Na łamach F5 swoimi przemyśleniami dotyczącymi korzyści z zastosowania u siebie nowoczesnych rozwiązań biznesowych podzielił się też dr Jan Zając, prezes Sotrendera. Dziś mamy przyjemność porozmawiania z przedstawicielem firmy EC2 – Jakubem Budziszewskim. Jego firma jest w trakcie wdrażania narzędzia ScrumEASY. Jakub zdradził nam, dlaczego ta aplikacja przyda się w każdej firmie.

F5: 'ScrumEASY to narzędzie wspomagające realizację projektów zwinnych’. Czym, w uproszczeniu, różni się projekt zwinny od swojego standardowego odpowiednika i czy to rzeczywiście bardziej efektywny sposób pracy?

Jakub Budziszewski: Zwinna metodyka to podejście do zarządzania projektami koncentrujące się na szybkim i jakościowym dostarczaniu gotowego oprogramowania w taki sposób, aby spełnić wszystkie oczekiwania klienta, również te, które pojawią się w trakcie realizacji zlecenia.

Przy tym podejściu dużą wagę przywiązuje się do bezpośredniej, regularnej komunikacji między członkami zespołu, która minimalizuje potrzebę tworzenia dokumentacji oraz na bieżąco rozwiązuje napotykane problemy.

W kontrze do tego znajduje się podejście tradycyjne, które zakłada dwa etapy: analizę i realizację. Podstawą tradycyjnej metodologii jest definiowanie na początku projektu oczekiwań co do sposobu działania oprogramowania, a następnie wdrażanie systemu według przygotowanego wcześniej planu. Przechodząc przez poszczególne etapy dopiero na końcu jesteśmy w stanie stwierdzić, czy stworzyliśmy oprogramowanie, które spełnia oczekiwane wymagania.

W moim odczuciu tradycyjne podejście przegrywa ze względu na to, że wiele przyjętych na początku ustaleń okazuje się być niepotrzebnych, ponieważ podczas pracy zawsze musimy wprowadzić zmiany, o których nie dyskutowaliśmy wcześniej.

W trakcie usprawniania systemu może pojawić się informacja, która spowoduje zmianę oczekiwań po stronie klienta. Jako że pracujemy w szybko zmieniającym się środowisku, gdzie potrzeby klienta ulegają ciągłym przekształceniom, zwinna metodyka znajduje w naszej firmie lepsze zastosowanie.

Jakie cechy wyróżniają ScrumEASY na tle innych podobnych aplikacji dostępnych na rynku?

Najważniejsze cechy to z pewnością:

1) Przejrzysta i szczegółowa kontrola realizacji prac w sprincie, dzięki wizualizacji stopnia ich zaawansowania oraz raportom.

2) Bieżąca aktywność nie przesłania strategicznych celów i terminów projektu, dzięki wykorzystaniu tzw. roadmapy, czyli całościowego szkicu pracy nad produktem.

3) Łatwość użycia – wystarczy, że poznasz podstawowe zasady Scrum i natychmiast możesz zacząć pracować nad swoim projektem – opisać zakres, dodać członków zespołu, ich role i rozpocząć działania. Nie potrzeba specjalnego szkolenia z aplikacji.

4) Możliwość 'kopiowania’ fragmentów projektów, dzięki czemu nie trzeba rozpisywać ich za każdym razem od początku.

5) Łatwość tworzenia i zarządzania zakresem projektu – dodawanie, usuwanie, zmiana kolejności realizowanych zadań nigdy nie była tak prosta – po prostu przesuwasz pozycje w tzw. Backlogu Produktu. 


Skąd wziął się pomysł, by wdrożyć takie oprogramowanie?

Wcześniej pracowaliśmy na popularnych narzędziach takich jak Redmine i Jira, jednak obie opcje miały znaczące wady we współpracy z klientami. Redmine nie świadczy swoich usług w środowisku chmurowym, czego z reguły oczekują nasi klienci. Z kolei Jira nie była dla nich prostym narzędziem i wprowadzenie w nią klientów wymagało rzetelnego, dłuższego przeszkolenia. ScrumEASY jest prostsze i bardziej elastyczne, szczególnie dla klientów biznesowych.

Zanim wdrożyliśmy to narzędzie, zapytaliśmy o zdanie naszych kluczowych klientów i to właśnie ich opinia była decydująca o przejściu na ScrumEASY.

Czy, jak wskazuje nazwa, narzędzie jest naprawdę na tyle intuicyjne, że w jego obsłudze nie pogubi się nawet ktoś, kto nie miał do tej pory do czynienia z pracą w metodyceScrum?

Zapewne osoby, które w ogóle nie znają podejścia Scrum, nie wyczytają jego istoty z tego narzędzia.

Jednak widzę po swoim zespole, że po zapoznaniu się z podstawowymi pojęciami tej koncepcji, ScrumEASY jest dla nich przejrzyste i intuicyjne.

Jak już wspomniałem podejście Scrum wykorzystuję w swojej pracy od dawna i jako Scrum Master czuwam m.in. nad poprawną implementacją procesów i metod, a ScrumEASY bardzo mi ułatwia to zadanie.

Narzędzie sprawdzi się zarówno w przypadku pracy w małym, jak i dużym zespole?

Optymalna liczba osób w zespole, o której mówią założenia idei Scrum, to 3-9 osób.

Jeff Bezos, szef Amazonu, określił wielkość zespołu zabawną zasadą 2 pizz, która brzmi: ’Jeśli nie nakarmisz zespołu dwiema pizzami, zespół jest za duży’.

Ja jednak uważam, że najsensowniejsze jest empiryczne podejście do ustalania rozmiaru zespołu, zależne od zastanych okoliczności. ScrumEASY jest w tej kwestii bardzo elastyczne – nadaje się do pracy w małym, jak i dużym zespole.

Czy można już dziś zaryzykować tezę, że to właśnie w podejściu Scrum, do którego dostosowane jest oprogramowanie, tkwi przyszłość zarządzania projektami?

Myślę, że tak. Każdy projekt w firmie to bardzo skomplikowany proces, który potrzebuje odpowiedniego uporządkowania. Scrum jest ideą, która daje poczucie kontroli i stabilizacji dla każdej ze stron – zarówno zespołu, jak i klienta. Scrum tworzy równowagę pozwalającą efektywnie posuwać się do przodu, jednocześnie dając klientowi możliwość zmiany kształtu systemu: zespół ma zapewnioną stabilność na cały sprint (krótki, zamknięty okres pracy nad konkretną częścią projektu), zaś klient ma backlog (swoje wymagania i oczekiwania), który może zmieniać do ostatniej chwili przed planowaniem kolejnego sprintu.

Scrum daje także szybsze osiągnięcie korzyści z projektu, ponieważ w każdym sprincie powstaje kompletna wersja produktu. Oznacza to, że klient zaczyna osiągać korzyści ze swojej inwestycji jeszcze przed jej ukończeniem.

Dodatkowo dzięki takiemu podejściu szybciej wychwytuje się problemy, które na bieżąco możemy rozwiązywać.

Patrząc na strukturę programu, nietrudno odnieść wrażenie, że autorzy są entuzjastami modelu czynienia z pracy wyzwania, ale i zabawy, wraz z możliwością regularnego odhaczania osiągnięć przez osoby w nią zaangażowane. Jakie jest pana zdanie? Czy ScrumEASY można postrzegać jako swoisty ukłon wobec ideałów grywalizacji i przeniesienie ich do realizacji projektów?

Zdecydowanie autorzy ScrumEASY chcieli wprowadzić ten element do swojego narzędzia, co uważam za kolejny duży plus.

Idea Scrum bardzo angażuje zespół, przenosi na niego dużą odpowiedzialność.

Wykorzystanie mechaniki grywalizacji, może być dobrym sposobem, aby bardziej motywować zespół do realizacji wyznaczonych zadań poprzez wykorzystanie prostych ludzkich instynktów, czyli przyjemności, jaka płynie z pokonywania kolejnych osiągalnych wyzwań, rywalizacji, współpracy.

Dziękujemy za rozmowę.